WEB-ресурс научно-практических конференций

К.е.н. Лівошко Т.В.

Запорізька державна інженерна академія

В ПРОВАДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ ПОКРАЩЕННЯ ОБЛІКУ І АНАЛІЗУ ЕКОНОМІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Перехід підприємств до формування відкритої системи економіки, до інтеграції у світове господарство різко змінив рівень нестабільності внутрішнього та зовнішнього середовища, в якому функціонує система управління, що потребує корінного поліпшення системи обліку, аналізу, статистичного оброблення економічної інформації. Якщо раніше система обліку була націлена на зовнішніх користувачів інформації, то тепер – на потреби власного апарату управління підприємством. Для підвищення якості економічної інформації необхідно посилити інформаційні функції системи обліку.

Сьогодні суб’єкту ринкової економіки доводиться функціонувати в умовах невизначеності майбутніх подій та недостатньо повної економічної інформації, яка створюється в місцях виникнення та її накопичення і обробка займає багато часу, що негативно впливає на управління діяльністю.

Питання системного підходу до управління з використанням різних джерел інформації розглянуто в роботах вітчизняних та закордонних вчених: В. Амітана , І. Бланка, К. Ізмайлової, Е. Веселова , В. Ковалева, В. Оберемчука , Ю. Погорєлова, Г. Тарасюка, Дж . Кантера та ін.

В дослідженнях вчених визначено, що ефективність діяльності підприємства, в першу чергу, залежить від якості інформації, яка відображає сутність всіх процесів, які виникають при проведенні господарської діяльності.

Застосування різних систем узагальнення інформації (фінансової, управлінської) визначає різні потреби щодо її отримання, обробки і накопичення. Особливістю управлінського обліку є те, що на місце чисто процедурних обліково-економічних завдань постають нові завдання – це забезпечення різних груп користувачів у різноманітній інформації та у різний період часу, із застосуванням різних форм оброблення.

Для цього, на нашу думку, слід обґрунтувати режим доступу до інформації, який включає правила, домовленості, заходи та практику для цілеспрямованого відбору, формування та аналізу конкретної інформації, впровадження заходів щодо її збереження та захисту.

Режим доступу до інформації може відбуватися по таким етапам:

1. Визначити порядок цілеспрямованого формування та поширення певного обсягу інформації зацікавленим особам.

2. Встановити основні завдання режиму доступу до інформації. Надання сукупності інформації зацікавленим особам для обгрунтованності економічних рішень. Введення режиму комерційної та конфіденційної інформації з обмеженим доступом.

3. Визначити перелік інформації, яку необхідно створювати в системі функціонування підприємства та перелік осіб, що повинні накопичувати її у звітності, наданої для користування зовнішнім структурам.

4. Встановити права та обов’язки підприємства та зацікавлених осіб щодо поширення та отримання інформації.

5. Встановити відповідальність за невиконання обов’язків підприємства та зацікавлених осіб щодо поширення та отримання інформації.

6. Визначити зв’язки на підприємстві між особами що мають доступ до інформації.

7. Обумовити перелік відповідальних осіб за підготовку інформації до поширення, формат її подання, канали поширення та періодичність надання.

Такий підхід до економічної інформації треба оформляти окремим положенням по підприємству або, як додаток до наказу про облікову політику, який затверджується керівником і доводиться до відома всіх працівників підприємства.

У Законі України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” визначено, що внутрішньогосподарський облік – це система обробки і підготовки інформації про діяльність підприємства для внутрішніх користувачів у процесі керування підприємством. Підприємство самостійно розробляє систему цього обліку, звітності, контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання фінансових документів.

Ефективність внутрішнього контролю передбачає відповідний розподіл обов’язків між тими, хто здійснює процедури бухгалтерського обліку і контролю і тими, хто проводить господарські операції з активами.

Наприклад, для забезпечення ефективного контролю за активами слід виконувати наступні процедури:

1. Оформити дозвіл на здійснення операції.

2. Забезпечити контроль за зберіганням активів та порядком їх використання.

3. Здійснити облік по проведеним господарським операціям.

4. Організувати періодичні інвентаризації активів та співставлення отриманих результатів з даними, які відображені у звітності або на рахунках обліку.

5. Провести систематичний аналіз за станом активів на звітну дату.

Якщо операції виконують різні робітники, то це дає можливість задіяти механізм внутрішньогосподарського контролю в системі однієї господарської операції. Кожна особа являє собою механізм контролю за діяльністю другої. Відокремлене виконання функцій має такі переваги: обмежує можливість зловживань з активами; зменшує ризик навмисного викривлення інформації (для цього треба змовитися групі осіб); покращує координацію дій різних посадових осіб, які при допуску помилок забезпечують можливість їх виявити і виправити.

В основі побудови раціональної системи інформаційного забезпечення лежить аналіз інформаційних потреб. Велику допомогу в організації та використанні цього забезпечення дають розроблені програмні продукти вітчизняного та зарубіжного виробництва. Підприємства найбільш часто використовують операційні системи, які орієнтовані на ведення обліку господарської діяльності, таких операцій: облік продажів, облік витрат, облік платежів, облік замовників та покупців, облік постачальників тощо. Істотною негативною рисою всіх цих систем є великий обсяг часу для їх підготовки до аналізу. Інформація стає застарілою і неефективною. Впровадження спеціалізованих систем підготовки та відправки адресної інформації допоможе прискорити цей процес. Потрібна така розробка інформаційного забезпечення, яка буде спрямована на використання досконалих технічних засобів управління через організацію безперервного процесу збирання, опрацювання, зберігання та передачі різної інформації відповідним органам контролю.

Оскільки інформація, яка необхідна для вироблення рішень включає зовнішню і внутрішню інформацію, то інформаційне забезпечення повинне включати формування, в першу чергу, внутрішньої інформації (показники фінансово-економічного стану на основі даних фінансового обліку і звітності, показники, що характеризують результати діяльності центрів відповідальності для управлінського обліку і фінансового контролінгу ), і на базі неї підготовки зовнішньої інформації.

Таким чином, розробка концептуальних схем взаємозв’язку головних складових інформаційного забезпечення системи управління підприємством і впровадження високоспеціалізованих систем інформування надасть додаткових можливостей підприємству вистояти в умовах невизначеності економічних прогнозів та фінансової кризи.

Список літератури:

1. Бутинець Ф.Ф. Бухгалтерський управлінський облік. - Житомир: ЖІТІ, 2006. –448с.

2. Мельник Л.Г. Экономика информации и информационные системы предприятия: Учеб . пособие. – Сумы: Университетская книга, – 2004. – 400с.

3. Мельн икова М.В. Роль інформаційного забезпечення в системі управління п ідприємств // Інвестиції: практика та досвід, – 2007. – № 14. – С.3-4 .

4. Закон України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність” № 996 від 16.07.1999 // Урядовий кур’єр. – 01.09.1999. – № 162.

5. Закон України „Про інформацію” № 2657- XXII від 02.10.1992 // Відомості Верховної Ради України. – 1992. – № 48.